Si tenemos una empresa con trabajadores contratados, sabremos que gestionar las nóminas y los seguros sociales es una tarea bastante complicada. Hay que tener en cuenta la normativa y legislación actual para hacerlo todo correcto y evitar problemas o incluso multas. El IRPF, los pagos a la Seguridad Social, los convenios, los pluses… todo ello puede resultar en un galimatías si no tenemos experiencia o contamos con una persona experta que se haga cargo de ello.
Un buen programa de nóminas y seguros sociales para empresas y despachos profesionales, como el que ofrece Monitor Informática, nos facilitará enormemente esta tarea. Vienen ya preparados para gestionar correctamente las situaciones más habituales a la hora de generar nóminas de trabajadores.
Un programa especializado de estas características nos ayudará a la hora de lidiar con los aspectos fundamentales de una nómina: emitir y enviar salarios y pagas extra, tratar los seguros sociales, aplicar el IRPF adecuado, gestionar convenios colectivos y contratos de trabajo, etc.
Veamos a continuación estos apartados y cómo puede ayudarnos un software de nóminas.
¿De qué tareas se encarga un programa de nóminas?
Si tenemos trabajadores a cargo, necesitaremos un programa de este tipo o bien contratar a un profesional que se encargue de la labor (quien, a su vez, también usará un programa igual o parecido). Estas son las principales tareas que realiza una aplicación de nóminas:
- Elaboración y envío de nóminas: el programa genera todas las nóminas de los trabajadores que le hayamos indicado, listas para emitirlas y enviarlas en formato PDF al trabajador o empresa por correo electrónico.
- Seguros sociales: tenemos que enviar a la Seguridad Social unos ficheros con unas características determinadas para gestionar adecuadamente todo lo relacionado con los trabajadores y los seguros sociales. Tanto los ficheros AFI para dar de alta a empleados o notificar días trabajados como los archivos para el sistema SILTRA para gestionar partes de alta o baja.
- Cálculo del IRPF: mediante el algoritmo de cálculo suministrado por la propia AEAT, cada mes hay que calcular el IRPF correcto que debe aplicarse en cada nómina.
- Contratos de trabajo: un buen programa de nóminas debe ser capaz de generar contratos y de preparar un archivo XML con el formato adecuado para su envió al SEPE.
- Convenios colectivos: si la aplicación usada incluye esta opción, podremos crear y modificar convenios colectivos para que sus parámetros se apliquen a las nóminas correspondientes.
- Pagas extras: lógicamente, también se pueden administrar las pagas extras de los trabajadores, con sus particularidades.
- Cálculo de pluses: podemos incorporar y calcular fácilmente los pluses correctos a cada empleado.
- Informes e históricos: un buen programa de nóminas, como el mencionado de Monitor informática, nos permitirá elaborar toda una serie de informes e históricos que nos serán de gran ayuda. Listado de nóminas de un solo trabajador, de toda una empresa, histórico de contratos, informe de registro diario de jornada, cartas de pago modelo 111 y 216, certificados de retenciones y muchas opciones más.
Como vemos, son muchos los aspectos a tener en cuenta a la hora de pagar salarios a los trabajadores. Si queremos hacerlo todo nosotros mismos y manualmente sería un quebradero de cabeza sin sentido. Por lo tanto, la ayuda profesional, ya sea de una asesoría laboral o de un programa creado específicamente para esto, se hace imprescindible.